DE: La Administración
PARA: Consejo de Administración, Revisor
Fiscal, Copropietarios.
FECHA: Febrero 16 de 2014
ASUNTO: Hallazgos
que merecen especial atención por toda la comunidad del Conjunto Residencial Mirador
de los Cerezos Etapa 2
Reciban todas
y todos un cordial saludo,
Durante el
periodo del 08 al 15 de Febrero, tiempo en el cual me encuentro al frente de la
administración del Conjunto, he realizado los siguientes hallazgos que
considero importante informar a la comunidad para que entre todos podamos darle
una pronta solución.
1.
CUARTO DE
MOTOBOMBAS Y TANQUE DE AGUA:
a. En la
actualidad el cuarto de bombas se encuentra inundado, dos de las tres
motobombas se encuentran fuera de funcionamiento haciendo que trabaje una sola
motobomba de manera continua, cuando lo ideal es que las tres motobombas
trabajen alternadamente.
b. El forzar la
motobomba a trabajar de manera continua, produce según técnicos que nos han
visitado un mayor desgaste en ella y la alta probabilidad que deje de
funcionar, dejando al conjunto sin agua potable.
c. No existe una
bitácora de estos equipos actualizada, donde se reporten los mantenimientos
realizados y/o su estado actual.
d. La motobomba
que se encarga de que el cuarto no se inunde no funciona correctamente.
e. La tubería por
donde debe salir el agua aparentemente esta obstruida.
f.
El
tanque de agua no tiene flotador y el personal de vigilancia debe dedicar
tiempo a estar revisando constantemente el nivel para que no se salga el agua.
g. La tapa del
tanque no esta asegurada.
h. Se evidencia
un alto nivel de suciedad del agua que reposa en el tanque y que es la que
llega a cada uno de sus hogares.
ACCIONES
TOMADAS O PREVISTAS:
a. Se le solicito
la visita técnica a la empresa Ingeniería Eléctrica LEF S.A.S, vista
que se realizó el día jueves 13 de febrero y nos enviarán cotización el día
lunes 17 de febrero.
b. Se solicito
visita técnica a la empresa Sing Seringsol, Ingeniero Jhonny Alexander Salazar quienes
ya han realizado algunos arreglos a estos equipos, visita que se realizó el día
viernes 14 de febrero y nos enviarán cotización el día lunes 17 de febrero.
c. Se programo
una reunión con Cusezar el día 15 de febrero y se le informo lo sucedido con el
cuarto de motobombas, ellos indican que la garantía de estos equipos ya venció,
que esta área común ya fue entregada al conjunto y que nos pueden colaborar
dándonos el contacto del contratista que trabaja con ellos en este tema. Se
intento contactar esta persona pero no fue posible hacerlo, lo intentaremos el
lunes 17 de febrero nuevamente.
d. Informar a la
comunidad y advertir para que mantengan una reserva de agua mientras se
soluciona de manera definitiva.
e. Cotizar y
comprar el flotador del tanque de agua.
f.
Buscar
quien nos pueda hacer pruebas al agua del tanque, mejorar el mecanismo,
asegurar la tapa y realizar el proceso de limpieza del mismo.
g. Solicitar
apoyo de la comunidad para realicen los pagos de administración del mes de
febrero inmediatamente o anteriores que tengan pendientes.
2.
POZO DE
INYECCIÓN
- Revisando
el pozo de inyección con Cusezar, se evidenció que las tapas de este pozo
se encuentran dañadas, pues no tienen bisagras y tampoco candado que las
asegure para que no sean abiertas, generando un riesgo inminente para los
habitantes, sobre todo los niños que jueguen en esta área.
ACCIONES
TOMADAS O PREVISTAS:
- Realizar
el reembolso de caja menor y comprar los candados faltantes.
- Cotizar
el día lunes 17 de febrero la reparación de las tapas.
- Solicitar
apoyo de la comunidad para realicen los pagos de administración del mes de
febrero inmediatamente o anteriores que tengan pendientes.
3.
EQUIPOS DE
VIGILANCIA Y SEGURIDAD - INCLUIDO EL PERSONAL
- Se
evidenció el deterioro de las cámaras de seguridad y que de 18 cámaras 6 no funcionan,
incrementando el riesgo y así la vulnerabilidad de todo el conjunto y sus
habitantes.
- Se
detectó que todos los habitantes registrados en los medios biométricos,
tienen acceso a todas las torres del conjunto.
- Que se ha
recibido con anterioridad por parte de Marnell Security, la recomendación
de no tener en la portería el sistema de registro y administración de este
sistema y que solamente el administrador debe operarlo.
- El equipo
de acceso de la torre 4 está dañado.
- Se
evidenció un comportamiento pasivo por parte algunas personas del personal
de seguridad ante sus tareas diarias, que conllevan a incrementar la
vulnerabilidad del conjunto y un decremento en la propiedad.
- La cerca
eléctrica no funciona.
- Se
evidenció las malas condiciones que tiene el personal de vigilancia y aseo
dentro del conjunto y el desorden y desaseo que esto genera.
ACCIONES
TOMADAS O PREVISTAS:
- El sábado
15 de febrero se realizó una reunión con el gerente de cuenta de Marnell
Security Juan Pablo Molina, en la cual se llegaron a los siguientes
acuerdos:
- Marnell
debe enviar formato de evaluación para los guardas.
- Marnell
enviara un memorando a los vigilantes reiterando la prohibición a los
guardas de investigar la vida privada de los residentes.
- Se
programa un recorrido para determinar puntos ciegos de las cámaras y cotizar
el mantenimiento y reinstalación de las existentes (Miércoles 19 de
febrero 6:00 a.m).
- Se
solicita a Marnell Lockers para los vigilantes (En estudio).
- Marnell
recomienda ajustar las puertas de las torres para que cierren bien y
operen correctamente con el control de acceso.
- Marnell
recomienda mejorar la iluminación de las zonas del parqueadero.
- Marnell
recomienda poner en funcionamiento la cerca eléctrica.
- Marnell
enviara un técnico para reparar el acceso de la torre 4.
- Marnell
recomienda que la administración del control de acceso quede en la
oficina de la administración y no en la portería y organizara en el
sistema los grupos de acceso a cada una de las torres.
- El
viernes 14 de febrero se realizó una reunión con el gerente de DACT
CHEMICAL Wilder Cárdenas y se llego a los siguientes acuerdos:
- Dact
Chemical enviara a la oficina de la Administración la carpeta de Recursos
Humanos con la información de los colaboradores que trabajan en el
conjunto.
- Dact
Chemical enviara ficha técnica de los productos de aseo que nos
suministran con las recomendaciones de primeros auxilios.
- Dact
Chemical enviara mensualmente los pagos de seguridad social del personal
con cada factura.
- Ante la
necesidad de habilitar un espacio para los productos químicos de aseo, se
propondrá a la asamblea destinar un espacio para esto.
- Programar
una brigada gratuita de fumigación de roedores e insectos en el conjunto.
- Solicitar
la actualización de una cotización enviada por la empresa Sing Seringsol, Ingeniero
Jhonny Alexander Salazar quienes ya han realizado algunos arreglos a estos
equipos.
- Cotizar
la reparación de la cerca eléctrica y cotizar la instalación adicional de
una cerca no electrificada perimetral que de aviso en caso de violación
del perímetro.
- Envío de
memorando al personal de aseo y vigilancia.
- Solicitar
apoyo de la comunidad para realicen los pagos de administración del mes de
febrero inmediatamente o anteriores que tengan pendientes.
4.
ILUMINACIÓN
ZONAS COMUNES
Se
evidencia la falta de iluminación en varios puntos de los parqueaderos
superiores y subterráneos, que sumados a la falta de cámaras y el no
funcionamiento de la cerca eléctrica; incrementan la vulnerabilidad del
conjunto y sus habitantes.
ACCIONES
TOMADAS O PREVISTAS:
- Cotizar
la reparación eléctrica de los puntos que fallan adicional a los arreglos
de ornamentación que requieren los postes de luz.
- Solicitar
apoyo de la comunidad para realicen los pagos de administración del mes de
febrero inmediatamente o anteriores que tengan pendientes.
5.
PUERTAS DE
ACCESO A LAS TORRES
Se
evidencian daños en la totalidad de las puertas, reparaciones constantes que no
han sido soluciones efectivas, ni definitivas.
ACCIONES
TOMADAS O PREVISTAS:
- Se
programo una reunión con el proveedor encargado de estos mantenimientos,
pero no asistió, se re-programo la fecha.
- Se
cotizará los arreglos con un nuevo proveedor
- Se le
presentará a la Asamblea una solución definitiva para que sea analizada.
- Solicitar
apoyo de la comunidad para realicen los pagos de administración del mes de
febrero inmediatamente o anteriores que tengan pendientes.
Los anteriores
son temas que bajo mi criterio, tienen mayor relevancia y requieren la atención
y esfuerzo de todos para lograr solucionarlos, frente a otros hallazgos que
informaré durante la Asamblea de Propietarios.
Solicito a
ustedes se sensibilicen frente a cada uno de los temas expuestos, siendo cada
uno de ellos de vital importancia para nuestro conjunto, nuestro patrimonio y la
seguridad de nuestras familias.
Aun estamos a
tiempo de plantear soluciones efectivas, duraderas y sostenibles en el tiempo,
antes que el Mirador de los Cerezos 2 se desvalorice y perdamos la inversión
que con esfuerzo y trabajo hemos hecho.
Quedo atento a
sus comentarios y recomendaciones, además del apoyo técnico que puedan prestar
basados en su experticia.
Firma:
WILLIAM REINA
PUERTO
ADMINISTRADOR ENCARGADO
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